bpt GOLD -Anforderungen nach GVP
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Der Qualitätsstandard nach GVP - Der erste Schritt Richtung Qualitätsmanagement
Du willst GVP (Gute veterinärmedizinische Praxis) bei euch in der Praxis einführen? Dann schnapp dir den Anforderungskatalog und arbeite ihn Punkt für Punkt durch. Am Ende vereinbarst du einen Termin fürs Audit und nach insgesamt 6 bis 12 Monaten könnt ihr bereits zertifiziert sein. Klingt zu einfach um wahr zu sein? Ist aber (fast) so. Schau selbst.
Doch zunächst einmal ein bisschen Theorie. Denn bevor wir beginnen, Anforderungen umzusetzen, ist ja doch sinnvoll, zu wissen, was GVP eigentlich ist und was es mit QM (Qualitätsmanagement) zu tun hat.
Was ist der Unterschied zwischen QM und GVP?
GVP ist das vom Bundesverband praktizierender Tierärzte (bpt) entwickelte System zur Qualitätssicherung (QS). Bei QS-Systemen werden die Anforderungen in einem Fragenkatalog zusammengestellt und lassen sich so relativ einfach erfüllen. Folgt man einem QS-System, sichert man eben das darin geforderte Mindestmaß an Qualität ab. Dieser Fragen- oder Anforderungskatalog ergibt sich aus dem GVP-Kodex. Er sollte eingangs gelesen werden, um die Grundzüge des GVP kennenzulernen.
Gut zu wissen: Ein Kodex ist ursprünglich eine Blattsammlung, die von zwei Holzdeckeln zusammengehalten wurde. Heute wird der Begriff verwendet für eine Sammlung von Regeln für eine bestimmte Zielgruppe.
QM hingegen ist darauf ausgerichtet ist, die Abläufe und Leistungen ständig zu verbessern. Dazu ist es notwendig, die Tierarztpraxis ganzheitlich mit allen Verknüpfungen zu betrachten. Als Anleitung oder Richtschnur dient die DIN ISO 9001, die internationale Qualitätsmanagementnorm. Diese stellt zwar Anforderungen, macht aber keine konkreten Angaben dazu, wie sie umzusetzen sind. Es bleibt also einerseits viel Spielraum für Interpretation, andererseits wird die gesamte Tierarztpraxis viel intensiver hinterfragt. Das macht es anspruchsvoller, sie zu erfüllen. Wenn du mehr zur DIN ISO 9001 lesen möchtest, schau mal in die WDT News vom Juli 2023.
Gut zu wissen: Weder beim QS noch beim QM geht es um die Qualität der fachlichen Arbeit, sondern um die Abläufe, die dahinter stehen.
Was sind die Anforderungen des GVP?
Seit März diesen Jahres heißt GVP übrigens auch bpt-Qualitätsstandard. Den gibt es in zwei Varianten: Silber und Gold. Für das Silberzertifikat müssen 176 Anforderungen erfüllt sein, die in einem Online-Audit abgefragt werden. Beim Goldzertifikat kommen noch 80 Kriterien hinzu und das Audit findet etwas intensiver bei euch in der Praxis statt.
Gut zu wissen: Der Begriff Audit leitet sich vom lateinischen audire ab. Das bedeutet hören, zuhören oder erfahren. Der:die Auditor:in ermutert euch mit offenen Fragen zu erzählen, wie eure Abläufe sind und wie ihr was geregelt hat. Denn meistens gibt es kein richtig oder falsch. Das Ergebnis zählt!
Die Anforderungskataloge – wie auch der GVP-Kodex - finden sich auf der Webseite des bpt. Aber wie geht man nun damit um?
Zunächst zum Aufbau: Die Fragen sind in mehrere Kapitel aufgeteilt. Die ersten Kapitel behandeln allgemeinere Themen wie Tierschutz, Kundenorientierung, Verbraucherschutz, Umwelt und Gesellschaft. In den dann folgenden Kapiteln geht es um die Praxisabläufe, wie z.B. Auftragsablauf, Apotheke, Geräte, Labor, Hygiene, OP, Euthanasie. Darunter sind auch Kapitel, die in deiner Praxis nicht unbedingt vorkommen und daher ignoriert werden können. Denn nicht jede Praxis macht Sektionen, Bestandsbetreuung, künstliche Besamung oder Lebensmittelhygiene. Als letztes gibt es noch das Kapitel zu internen Audits, das wiederum alle betrifft.
Nun zu den Fragen: Es gibt Fragen, auf die eine mündliche Antwort ausreicht. Andere Fragen fordern direkt eine schriftliche Dokumentation als Vorgabe oder als Nachweis. Dann gibt es noch Fragen, bei denen eine Dokumentation sinnvoll aber nicht verpflichtend ist. Vieles dokumentiert ihr bereits automatisch in den Patientenakten im Praxisprogramm. Und schließlich müssen einige Dinge schlicht vorhanden (z.B. ausreichend Röntgenschürzen) oder allen bekannt sein (z.B. die verantwortliche Person für GVP).
Gut zu wissen: Vorgabedokumente sind z.B. Arbeitsanweisungen. Sie geben vor, wie etwas durchzuführen ist. Beispiele: Hygieneplan, Arbeitsanweisung Bestellung. Nachweisdokumente sind ausgefüllte Formulare, Listen oder Protokolle. Die erfassten Daten beweisen, dass etwas durchgeführt wurde. Beispiele: Narkoseprotokoll, OP-Einverständniserklärung.
Hier ein paar Anwendungsbeispiele*:
*Bitte beachte, dass die Szenarien bzw. Antworten ausgedacht sind. Sie sollen dir nur einen Eindruck vermitteln.
Mündliche Antwort
Frage: „Wird der Tierbesitzer über alle relevanten Befunde informiert?“
Mögliche Antwort: „Ja, wird er. Sobald z.B. ein Laborbefund eintrifft, wird dem:der behandelnden Tierärzt:in ein Rückruf eingestellt. Den Rückruf dokumentieren wir dann auch in der Patientenakte.“
Dokumentation im Praxisprogramm
Frage: „Wird die Zugehörigkeit von an anderer Stelle gesammelten Daten oder anderen zum Fall gehörenden Dokumenten zur Patientenakte sichergestellt?“
Mögliche Antwort: „Ja, wir sammeln alle Informationen an einem Ort. Interne Laborbefunde werden zum Teil direkt übertragen. Andere, z.B. Harnsticks, tragen wir über eine Maske ein. Bei externen Laborbefunden ist es genauso. Teilweise werden die direkt ins Praxisprogramm eingespielt, teilweise scannen wir sie ein. Bei den Röntgenbildern speichern wir die JPGs tatsächlich per Hand unter den Patienten ab. Und auf dem Röntgen-PC sind sie zusätzlich als DICOM unter Patientennummer und –namen zu finden.“
Vorgabedokumentation sinnvoll
Frage: „Wurden Verhaltensmaßregeln für die Kundenbetreuung definiert?“
Mögliche Antwort 1: „Ja. Wir arbeiten mit dem Credo „immer freundlich, immer hilfsbereit, immer entspannt!“. Das lernen bei uns die Neuen intensiv bei der Einarbeitung an der Anmeldung. Aufgeschrieben haben wir dazu nichts. Aber egal, wen Sie fragen, das weiß jeder hier!“
Mögliche Antwort 2: „Ja. Wir arbeiten mit dem Credo „immer freundlich, immer hilfsbereit, immer entspannt!“. Für die Neuen haben wir das auch aufgeschrieben und etwas genauer erklärt. Das hat sich in der Vergangenheit als sinnvoll erwiesen.“
Vorgabedokument gefordert
Frage: „Wurde für die einzelnen Aufgabengebiete ein Anforderungsprofil festgelegt?“
Mögliche Antwort: „Ja. Bei uns machen alle TFAs dasselbe. Die Tierärzt:innen ebenso. Die Aufgaben und Voraussetzungen stehen in der Stellenbeschreibung. Achso, die beiden im Büro haben andere Aufgaben. Aber für die gibt es auch eine Stellenbeschreibung.“
Nachweisdokumentation sinnvoll
Frage: „Werden Maßnahmen aus den internen Besprechungen abgeleitet und nachvollziehbar umgesetzt?“
Mögliche Antwort: „Da achten wir sehr drauf. Für die kleinen Besprechungen haben wir die Aufgaben auf dem Schirm. Bei der großen Teambesprechung sind die Themen häufig schwieriger und die beschlossenen Maßnahmen lassen sich nicht so einfach umsetzen. Damit wir die nicht aus dem Blick verlieren, schreiben wir tatsächlich alles ins Protokoll, so dass wir in der nächsten Besprechung nochmal konkret nachhaken können.“
Nachweisdokumentation gefordert
Frage: „Liegen Nachweise zu stattgefundenen Unterweisungen, Schulungen, Fort- und Weiterbildungen vor?“
Mögliche Antwort: „Also, die Unterweisungen sind bei den Neuen im Einarbeitungsplan dokumentiert. Für die jährlichen Unterweisungen unterschreiben alle auf der Teilnehmerliste. Kopien von den Teilnahmebescheinigungen für die Fortbildungen sammeln wir in den Personalakten.“
Diese Beispiele sollen dir helfen, die unterschiedlichen Möglichkeiten der Umsetzung besser zu verstehen. Viele der Anforderungen erfüllt ihr sicherlich bereits. Bei anderen müssen ggf. Abläufe geändert, Dokumente erstellt oder Personen einbezogen werden. Das ist teilweise sehr zeitintensiv, lohnt sich aber! Das wichtigste ist letztendlich, dass alle mitziehen und der Qualitätsstandard nicht nur auf dem Papier existiert. Denn so könnt ihr alle von einer verbesserten Organisation profitieren und habt dabei gleichzeitig den ersten Schritt Richtung QM gemacht.
Ich wünsche ich dir einen guten Start mit dem Qualitätsstandard!